infoExpert d.o.o. 51000 Rijeka, Lorenzov prolaz 13, tel: (051) 511-194 fax:(051) 519-225 e-mail: infoexpert@ri.tel.hr

Automatizirana inventura osnovnih sredstava

U velikim gospodarskim i drugim organizacijama popis osnovnih sredstava je veliki i mukotprpan posao. U infoExpertu smo razvili projekt automatizirane inventure osonovnih sredstava zasnovanom na bar-kod tehnologiji.

Sustav se zasniva na primjeni osobnih računala (PC) i ručnih računala (PSION). Na osobnom računalu se priprema evidencija osnovnih sredstava. Ako takva evidencija već postoji, tada se sustav zasniva na postojećoj evidenciji. Osnovni podaci o osnovnim sredstvima su:

• inventarski broj,
• šifra zgrade osnovnog sredstva,
• kat,
• oznaka prostorije,
• oznaka popisan/nepopisan.

u evidenciji se mogu držati i drugi podaci vezani za osnovno sredstvo ali oni nisu od značaja za sustav evidencije i automatskog popisa.

Da bi sustav mogao djelovati potrebno je na sva osnovna sredstva postaviti BAR-CODE etikete. Na etiketi se pored BAR-CODE zapisa inventarskog broja nalazi i njegov brojčani zapis tako da se može lako čitati. Na etiketi se nalazi otisnut i logo poduzeća ili ustanove, vlasnika osnovnog sredstva. Etikete su izrađene od polietilena i metalizirane su, trajne su i otporne na vlagu, tiskane su na termičkom štampaču sa specijalnom folijom što omogućava višestruko čitanje bez oštećenja zapisa na etiketi. Etikete su samoljepive i lako se lijepe na osnovno sredstvo.

Za obavljanje inventure, što je s novim sustavom lak posao, potrebni su PSION uređaji.

Osnova rada pri popisivanju osnovnih sredstava se sastoji u tome da se prije popisa sa osobnog računala na PSION-a, pomoću komunikacijskog modula, prepišu podaci o sredstvima koji se žele popisati. To se obično odnosi na jednu zgradu ili ako je zgrada velika na jedan ili više katova te zgrade. Na PSION-a se prepisuju podaci:

• inventarski broj,
• lokacija (zgrada, kat, prostorija).

Prije početka samog popisivanja u ručno računalo se (ručno ili očitavanjem posebne Bar-Code etikete koja se nalazi na ulazu u prostoriju) unese broj prostorije u kojoj se nalazimo i Bar-Code čitačem započinje se s očitavanjem Bar-Code etiketa na osnovnim sredstvima. Ručno računalo nam daje zvučni signal za svako uspješno očitanje. Zvučno se signaliziraju i stanja koja nisu normalna ('dvostruko očitanje', 'OS je evidentirano u drugoj prostoriji', ‘OS se ne nalazi u PSION memoriji’,...) a dodatna informacija se dobiva i preko LCD ekrana. Prilikom evidentiranja moguće je prema želji popisivača odmah ažurirati podatke o osnovnim sredstva koja su između dva popisa premještena s jedne lokacije na drugu. Na koncu očitavanja, ručno računalo daje informaciju o osnovnim sredstvima koja su bila planirana za popis, a nisu popisana. Razlozi za to mogu biti: popisivač je prilikom popisa to osnovno sredstvo preskočio ili osnovno sredstvo nedostaje (na toj lokaciji). Prilikom popisa ručnim računalom dobro je pri ruci imati i otisnuti spisak osnovnih sredstava koja se popisuju, što može pomoći pri utvrđivanju eventualnih grešaka.

Po izvršenom popisu ručno računalo PSION se priključuje na PC (ili se do PC-a šalje čip s popisanih podacima) i popisani podaci se prepisuju u evidenciju. Prilikom prepisivanja se vrši automatsko ažuriranje evidencije i to:

• unosi se podatak da je osnovno sredstvo popisano,
• unose se podaci o eventualnoj promjeni lokacije osnovnog sredstva.

Nakon završetka popisa utvrđuje se eventualni manjak osnovnih sredstava, odnosno upisuje novi status pojedinih osnovnih sredstava.

Postupak automatizirane inventarizacije po fazama

I faza	II faza	III faza

Upute za rad s programom popisa osnovnih sredstava

Copyright © infoExpert Rijeka

Home